Gérez vos employés

Gérez vos employés

Le CSMOCA vous offre un coffret de gestion des ressources humaines conçu spécifiquement pour les commerces de l’alimentation.

Cet outil répond à la préoccupation d’une saine gestion des ressources humaines des employeurs du secteur.

Vous y trouverez les outils nécessaires à la gestion de vos ressources humaines :

  • Des explications sur les étapes à suivre de la définition de votre besoin, en passant par l’embauche, l’intégration, les promotions ….
  • Des formulaires à télécharger
  • Des descriptions de poste
  • Des exemples d’annonces de postes disponibles

Les rubriques du coffret :

  • Recruter
  • Embaucher
  • Rémunérer
  • Gérer
  • terminer

Très simple à utiliser, Vous serez facilement en mesure d’adapter le contenu à votre réalité et à votre image.

Vous êtes membre CSMOCA ? Le coffret de Gestion des Ressources Humaines vous est accessible gratuitement !

L’ensemble des actions mises en œuvre pour trouver un candidat correspondant aux besoins d’une organisation pour un poste donné.

Cette section vous permettra de :

  • Définir les principales activités et responsabilités du poste à combler;
  • Définir les compétences et caractéristiques essentielles requises;
  • Déterminer les expériences à exiger;
  • Déterminer les études ou les formations requises.

 

Description du poste à combler :

Consultez le fiches métier

Définition :

Décrire de manière claire et concise les principales activités, compétences et qualités nécessaires pour accomplir efficacement les tâches du poste.

Comment :

En vous basant sur les descriptions de poste proposées en annexe… Compléter le formulaire en annexe…qui vous aidera à rédiger votre propre descriptif du poste que vous souhaitez combler incluant les expériences à exiger et les formations requises.

Annexes :

PRIX COFFRET GRH: 49,99$ / MEMBRE : GRATUIT

Profil des talents :

Définition :

Un profil des talents est une liste des éléments idéaux que vous recherchez chez un employé de votre équipe.

Pourquoi :

Rédiger un profil des talents vous permet de décrire la nature de l’emploi et les qualités requises. Cela vous aidera à cibler les meilleurs candidats.

Comment :

C’est le moment de définir les aptitudes, tant professionnelles que personnelles, que vous recherchez chez les personnes qui deviendront vos employés.

Les aptitudes se retrouvent dans cinq catégories dont vous devez tenir compte :

  • Les qualités de base : facilité à communiquer, enthousiasme…
  • Les compétences professionnelles spécifiques : expérience…
  • Les compétences techniques : manipulation d’instrument…
  • Les compétences en relations interpersonnelles : service à la clientèle, leadership…
  • Les caractéristiques et valeurs personnelles : adaptabilité, travail en équipe…

Formule gagnante :

Assurez-vous autant que possible que vos futurs employés s’intégreront bien à la culture interne de votre magasin.

Annexes :

PRIX COFFRET GRH: 49,99$ / MEMBRE : GRATUIT

Annoncer le poste à combler :

Définition :

À partir du moment où vous avez clairement défini votre besoin vous devez le faire savoir aux différents canaux de communication.

Pourquoi :

Une annonce bien ciblée vous fera gagner temps et argent en attirant les candidats ayant les compétences que vous recherchez.

Comment :

Pour rédiger votre annonce vous devez tenir compte des critères suivants :

  • Présenter votre magasin de façon positive et représentative : Rendez l’offre aussi intéressante que possible mais ne créez pas d’attentes irréalistes;
  • Préciser le titre du poste à combler;
  • Décrire clairement les principales responsabilités/tâches du poste;
  • Décrire clairement les compétences et qualités recherchées;
  • Inclure les études et formations requises;
  • Inclure les expériences professionnelles requises;
  • S’assurer qu’il n’y a aucune référence à tout facteur de discrimination;
  • Méthodes de transmission de la candidature : personne-ressource, adresse, date limite…

 

Annoncer le poste à combler (2) :

De nombreuses ressources sont accessibles pour afficher votre annonce à peu de frais :

Site internet : www.emploi-quebec.net

 

Plusieurs autres sites disponibles en navigant sur le web :

  • Carrefour jeunesse emploi
  • Centre local d’emploi
  • Centre de formation professionnelle
  • Écoles secondaires
  • Organismes d’employabilités de votre secteur
  • Organismes d’intégration de personnes immigrantes

Annexes :

PRIX COFFRET GRH: 49,99$ / MEMBRE : GRATUIT

Recevoir et analyser les candidatures :

Définition :

Mettre en place la procédure de réception et d’analyse des candidatures.

Pourquoi :

  • Pour s’assurer que les candidatures vont être centralisées au même endroit afin de ne pas perdre des potentiels intéressants;
  • Pour projeter une image professionnelle du magasin à son futur employé;
  • Pour limiter les rencontres aux candidats répondant aux critères cités dans l’annonce.

Comment :

  • Informer les employés actuels de l’ouverture d’un poste et des annonces placées;
  • Favoriser la recommandation de candidatures provenant de vos employés;
  • Mettre à leur disposition des formulaires de demande d’emploi dans un endroit facile d’accès et connu de tous;
  • Demander aux employés d’adopter une attitude courtoise, polie et souriante dans l’accueil des candidats potentiels;
  • Mentionner aux employés le nom de la personne à qui remettre les candidatures;
  • Effectuer une lecture minutieuse des candidatures reçues;
  • Indiquer sur le curriculum vitae ou formulaire d’emploi de chaque candidat le nombre de critères auxquels ils répondent;
  • Convoquer en entrevue les candidats les plus aptes à combler le poste.

Annexes :

PRIX COFFRET GRH: 49,99$ / MEMBRE : GRATUIT

Réaliser une entrevue

Définition :

Rencontrer les personnes susceptibles d’occuper le poste à combler.

Pourquoi :

Pour confirmer les informations divulguées par le curriculum vitae ou le formulaire d’emploi et sélectionner la personne qui répondra le plus adéquatement à vos valeurs.

Comment :

  • Prévoir l’accueil des candidats : relire les cv et la description du poste;
  • Préparer un questionnaire d’entrevue pour s’assurer de vérifier tous les critères d’embauche;
  • Respecter les critères suivants : environnement propice au calme et à la discussion, ne pas se faire interrompre (employé, téléphone…), rester courtois, laisser le candidat s’exprimer, faire preuve d’écoute;
  • Présentez-vous et décrivez votre magasin;
  • Poser les questions en suivant votre questionnaire d’entrevue pour :
  • S’assurer de valider les informations du curriculum vitae
  • Approfondir la discussion sur les points nécessitant des clarifications
  • Déterminer les motifs et intérêts du candidat en lui posant des questions
  • Exprimer clairement vos attentes;
  • Informer des conditions de travail;
  • Demander des références;
  • Remercier et informer sur les étapes à venir
  • Deuxième convocation
  • Suite des prises de référence
  • Confirmation d’acceptation ou de refus

Annexes :

PRIX COFFRET GRH: 49,99$ / MEMBRE : GRATUIT

Négocier et signer une entente de travail avec un individu.

Cette section vous permettra de développer des outils afin de :

  • Faciliter l’intégration d’un nouvel employé;
  • Le rendre performant plus rapidement;
  • S’assurer que l’employé détient toutes les informations nécessaires à l’accomplissement de ses tâches dès son entrée en poste;
  • L’informer des objectifs à atteindre en vue de la fin de la période de probation.
Accueil d’un nouvel employé :

Définition :

Accueillir un nouvel employé pour expliquer le fonctionnement du commerce.

Pourquoi :

Pour s’assurer d’offrir au nouvel employé une bonne orientation afin de démarrer une relation d’affaire gagnante et d’accélérer sa productivité.

Comment :

À son arrivée tout nouvel employé sera rencontré par la direction du magasin afin de :

  • Souhaiter la bienvenue;
  • Présenter le magasin :
    • Visite des lieux;
    • Plan d’évacuation, plan d’urgence;
    • Sortie de secours;
    • Normes de santé et sécurité au travail;
  • Informer des conditions d’emploi (période de probation, date de paie, type de versement de la paie);
  • Attribuer un mentor (voir fiche spécifique);
  • Présenter le rayon et les tâches;
  • Confirmer la bonne compréhension de l’employé.
  • tous les points à vérifier se retrouvent sur le formulaire « Aide mémoire accueil d’un nouvel employé » sur le CD.

Réussir l’intégration des personnes immigrantes : Cliquez ici pour télécharger le document (PDF)

Ouvrage présentant 51 solutions aux obstacles les plus sérieux à l’intégration sociale et professionnelle des personnes immigrantes en entreprise.

Annexes et autres références:

PRIX COFFRET GRH: 49,99$ / MEMBRE : GRATUIT

Mentor (coach) :

Définition :

Un partenariat où une personne d’expérience accompagne un nouvel employé dans le développement de ses connaissances et de son savoir-être.

Pourquoi :

  • Favoriser la croissance de l’entreprise;
  • Favoriser le transfert des connaissances;
  • Soutenir la relève;
  • Améliorer les compétences de vos employés;
  • Favoriser la rétention de vos employés.

Comment :

  • En sélectionnant une personne d’expérience dans le rayon qui accueillera un nouvel employé;
  • En expliquant à cette personne d’expérience le rôle du mentor et les qualités requises;
  • En s’assurant de l’intérêt de ce spécialiste à endosser ce nouveau rôle;
  • En jumelant le mentor sélectionné au nouvel employé.

Rôle du mentor :

  • Écoute et questionne;
  • Aide à encadrer le nouvel employé;
  • Encourage les comportements gagnants.

Il est important que le mentor choisi possède les qualités suivantes :

  • Grande expertise dans le métier qu’il exerce;
  • Reconnaissance de ses pairs;
  • Intéressé à transmettre ses connaissances;
  • Pédagogue;
  • Fait preuve d’ouverture d’esprit;
  • Fait preuve d’écoute;
  • Patient, enthousiaste, dynamique, esprit d’entraide;
  • Respecte la confidentialité des échanges.

Compensation monétaire ou non monétaire remis à un employé pour sa contribution.

Cette section vous permettra de :

  • Connaître les modes de rémunération;
  • Connaître les salaires moyens par poste du secteur;
  • Rédiger un relevé d’emploi;
  • Accéder aux sites internet québécois liés à la rémunération.

 

Les compensations monétaires

Définition :

La compensation monétaire remis à un employé doit être représentative de sa contribution et peut prendre diverses formes telles que décrites ci-dessous.

Pourquoi :

Tant pour conserver et recruter les meilleurs employés que pour conserver leur motivation et s’assurer de leur loyauté afin de garantir le succès économique de l’entreprise.

Comment :

En offrant aux employés une rémunération formée des points suivants :

  • Salaire : Liste des salaires moyens en vigueur pour les postes du commerce de l’alimentation au Québec disponible au http://imt.emploiquebec.net/.
  • Les avantages sociaux (obligatoires et facultatifs) :
    • Obligatoires : Impôt provincial et fédéral, Commission de la santé et la sécurité au travail (CSST), Commission des normes du travail (CNT), assurance-emploi (A-E), Régime de pension du Québec (RPC), Régime des rentes du Québec (RRQ)…
    • Facultatifs : Assurance médicale, dentaire, vue, vie, salaire, programme d’aide aux employés
    • Divers : Réduction à l’achat, bonus de performance.

Production de paye (déductions à la source) :

Lois, règlements et programmes gouvernementaux

 

Les compensations non monétaires

Définition :

Une compensation non monétaire est un ensemble d’incitatifs non financiers qui récompense les efforts et la contribution de l’employé.

Pourquoi :

Tant pour conserver et recruter les meilleurs employés que pour conserver leur motivation et s’assurer de leur loyauté afin de garantir le succès économique de l’entreprise.

Comment :

En faisant le bon choix de récompenses qui comptent le plus pour vos employés clés. Voici une liste des incitatifs les plus valorisés :

  • Créer un environnement de travail agréable et positif;
  • Offrir un horaire de travail flexible;
  • Reconnaître le travail bien fait;
  • Favoriser les relations de travail harmonieuses entre les employés;
  • Établir des pratiques de gestion justes et équitables;
  • Offrir l’occasion aux employés de relever des défis;
  • Toujours tenter de recruter à l’interne AVANT de combler un poste;
  • Offrir une sécurité d’emploi et en informer les employés

S’assurer que les activités des employés et les tâches qu’ils accomplissent correspondent aux objectifs de l’entreprise tout en maintenant un climat de travail motivant et satisfaisant.

Cette section vous permettra de :

  • Vérifier l’efficacité de votre gestion;
  • Vérifier la performance de votre équipe;
  • Réaliser des évaluations de performance individuelles;
  • Découvrir des formules gagnantes de motivation;
  • Connaître les choix de formations qui s’offrent à vous.
  • Connaître les étapes de base pour gérer le rendement inadéquat d’un employé

 

Gestion efficace

 

Définition :

Bonne connaissance de vos capacités de gestionnaire.

Pourquoi :

Pour vous assurer que les objectifs (financiers, de productivité, de service à la clientèle) que vous vous êtes fixés pour votre magasin sont atteints ou en voie de l’être.

Comment :

En évaluant vos compétences de gestionnaire, et celles de vos dirigeants. Voici des exemples de questions à vous poser :

  • Avez-vous un objectif commun pour votre équipe?
  • Votre équipe connaît-elle vos objectifs?
  • Les membres de l’équipe connaissent-ils les responsabilités et autorités de chacun?
  • Facilitez-vous la communication et encouragez-vous la diversité des opinions?
  • Votre équipe est-elle formée pour résoudre les problèmes et gérer les conflits?
  • Votre équipe a-t-elle les ressources, équipements et le soutien nécessaires à la réalisation du travail?
  • Encouragez-vous l’initiative et la créativité?
  • Avez-vous des mesures pour développer la compétence, la motivation et l’autonomie de votre équipe?
  • Reconnaissez-vous l’amélioration du rendement de l’équipe?
  • Attribuez-vous le succès à votre équipe?

Annexes :

PRIX COFFRET GRH: 49,99$ / MEMBRE : GRATUIT

 

Équipe performante

Définition :

Groupe d’employés partageant une culture, une vision, des objectifs et un climat de travail qui leur conviennent.

Pourquoi :

Une équipe performante vous permettra d’atteindre vos objectifs tout en profitant d’un climat de travail agréable.

Comment :

En évaluant les compétences de votre équipe. Voici des exemples de questions à vous poser :

  • L’équipe a-t-elle confiance en vous, vous respecte elle, est-elle capable de communiquer avec vous?
  • Chaque membre de l’équipe participe-t-il au développement des objectifs communs?
  • Les membres de l’équipe se respectent-ils entre eux et ont ils de bonnes relations interpersonnelles?
  • L’équipe gère-t-elle les conflits rapidement et efficacement?
  • L’équipe s’adapte-t-elle facilement à un changement?
  • L’équipe propose-t-elle des plans d’action pour améliorer sa performance?
  • Les membres de l’équipe se soucient-ils de l’exécution du travail et du rendement global de l’équipe?

 

L’évaluation

Définition :

L’appréciation de la contribution et des capacités d’un employé.

Pourquoi :

Améliorer la contribution au travail des employés en mettant l’accent sur leurs capacités et les objectifs du magasin.

Comment :

En donnant aux employés des explications sur leur rendement professionnel et en leur offrant une occasion de discuter de leur travail et de leurs aspirations.

L’évaluation doit également permettre de définir :

  • Les objectifs de l’année à venir
  • Les orientations de carrières de l’employé
  • Les besoins de formation ou de perfectionnement
  • Autres…

Annexes :

PRIX COFFRET GRH: 49,99$ / MEMBRE : GRATUIT

 

La motivation

Définition :
Les raisons qui poussent vos employés à agir positivement.

Pourquoi :
Pour que vos employés restent intéressés et heureux de travailler pour vous.

Comment :
Après vous être assuré de combler les besoins essentiels de vos employés, vous devez leur démontrer que vous reconnaissez leur contribution et que vous l’appréciez.

Liste des besoins essentiels :

  • Salaire satisfaisant les besoins de base;
  • Sécurité d’emploi;
  • Exigences du poste définies;
  • Ressources disponibles;
  • Conditions de travail raisonnables;
  • Supervision juste;
  • Atmosphère de travail agréable.
    Une fois leurs besoins essentiels comblés, vos employés souhaitent se sentir satisfaits dans leur travail. Pour y répondre, vous devez développer des méthodes de travail qui répondront aux trois besoins suivants :
  • L’appartenance;
  • L’estime;
  • L’accomplissement personnel.

Voici quelques exemples d’actions pour répondre à ces besoins :

L’appartenance :

  • Sachez reconnaître les besoins et les forces individuelles de vos employés; respecter leurs avis et souligner leur contribution.
  • Faites travailler vos employés en groupe ou en équipe.

L’estime :

  • Offrez un travail qui correspond aux capacités de vos employés afin qu’ils se sentent satisfaits de leur performance.
  • Offrez les ressources (humaine, matériel, équipement…) qui leur permettent de bien réaliser leur travail.
  • Reconnaissez la valeur de vos employés sous forme de récompense financière ou non.
  • Encouragez vos employés à se perfectionner
  • Offrez leur toute la latitude voulue et la liberté qui leur permettent de prendre des initiatives.

Accomplissement personnel :

  • Permettez à vos employés de prendre des responsabilités
  • Tentez le plus souvent possible d’offrir de l’avancement à vos employés performants.
  • Reconnaissez publiquement le statut de vos employés (titre, badge…)
  • Tentez le plus souvent possible d’impliquer vos employés dans les processus de décision dans leur champ de compétence.

Voici quelques idées de récompenses gagnantes non monétaires et facilement applicables :

  • Souligner les anniversaires;
  • Prix d’assiduité au travail;
  • Représentation du magasin à l’occasion d’événements locaux;
  • Sortie de groupe;
  • Barbecue avec les familles des employés;
  • Envoi de notes personnalisées soulignant les fêtes de Noël, l’atteinte des résultats, une naissance…;
  • Reconnaître les bons résultats d’un employé auprès de ces pairs lors de réunion ou rencontre.

 

Gestion de comportement inadéquat

En cas de mauvais comportement ou de rendement inadéquat d’un des membres de votre équipe, vous devez le soumettre à un système progressif de sanctions correctives. En général, ce système comporte plusieurs étapes.

Dans un cas d’un rendement inadéquat :

  • informez l’employé de vos attentes et des politiques de votre entreprise;
  • signalez-lui ses lacunes dans un premier temps de manière verbale puis si le comportement persiste, remettez-lui un avis écrit faisant état de vos constatations et de vos attentes;
  • apportez-lui le soutien dont il a besoin pour se corriger et atteindre les objectifs fixés;
  • accordez-lui un délai raisonnable pour s’ajuster;
  • dites-lui clairement qu’il risque d’être congédié s’il ne s’améliore pas.

Vous pouvez envisager de mettre fin au contrat d’embauche si le rendement ou le comportement de l’employé ne s’améliore pas à la suite des sanctions correctives.

 

Formation

Définition :

Transmettre à l’employé les connaissances requises pour l’accomplissement de ses tâches.

Pourquoi :

Former vos employés augmentera la productivité de votre magasin et la qualité du service offert à votre clientèle. La formation offerte vous permettra :

  • D’aider les employés à atteindre les objectifs que vous leur aurez fixés;
  • De motiver les employés;
  • De faciliter le transfert des connaissances;
  • De retenir les employés.

Comment :

Plusieurs types de formation sont disponibles :

  • Programme d’apprentissage en milieu de travail pour les métiers spécialisés.
  • Formation en ligne.
  • Entraînement à la tâche.
  • Formation spécifique de courte durée.
  • Formation académique.
  • Cours, colloque, séminaire, conférence.

Annexes :

Définition :

Mettre fin à une relation professionnelle entre un employé et son employeur.

Voici les quatre formes de terminaison d’emploi possibles :

  • Départ volontaire : Un employé qui met fin à l’occupation de son poste à votre magasin basée sur une décision personnelle.
  • Congédiement pour des raisons valables : Terminaison d’emploi d’un employé lorsque son comportement est en conflit avec les politiques de l’entreprise ou qu’il met en danger la sécurité des autres employés (vol, drogue, harcèlement…).
  • Congédiement pour mauvais rendement : Lorsqu’un employé ne répond pas aux attentes de l’employeur malgré le soutien reçu en magasin.
  • Licenciement économique : Lorsque des changements opérationnels au magasin exigent une réduction des effectifs.

Pourquoi :

L’utilisation des informations tirées des précédentes sections de ce boîtier vous a permis de gérer votre équipe de manière professionnelle. Mettre fin à cette relation d’affaire est tout aussi cruciale notamment :

  • Parce que votre employé mérite d’être traité avec respect et que l’on doit préserver sa dignité.
  • Parce que toute votre équipe sera affectée par ce départ et qu’elle s’attend à ce que vous vous acquittiez de cette tâche de façon professionnelle.

Formule gagnante :

N’oubliez pas qu’un ancien employé peut améliorer ou entacher votre image et celle de votre magasin.

Comment :

Quelque soit le type de terminaison d’emploi auquel vous devrez faire face tous les éléments suivants devront être réalisés :

  • Vérifier le contrat d’embauche de votre employé afin de vous assurer que vous n’aviez pas négocié d’entente particulière.
  • Préparer les documents nécessaires au préalable :
    • Formulaire de cessation d’emploi.
    • Paie de départ (incluant tous les montants à verser à l’employé : dernière paie, vacances, prime de départ…).
    • Liste de vérification (code d’alarme, uniforme, clé…).
    • Lettre de fin d’emploi dans laquelle doit être mentionné : la raison, date de fin d’emploi, préavis, montant à verser.
    • Lettre de référence incluant : la date et la durée d’emploi, le poste occupé et quelques qualités de l’employé.
  • Rencontrer l’employé en respectant les critères suivants : un environnement propice au calme et à la discussion, ne pas se faire interrompre (employé, téléphone…), rester courtois, laisser le candidat s’exprimer, faire preuve d’écoute.
  • Évoquer les raisons professionnelles qui vous ont amené à prendre cette décision.
  • NE JAMAIS ATTAQUER PERSONNELLEMENT L’EMPLOYÉ.
  • Une rencontre de départ doit être directe et précise.

En plus des éléments communs à la préparation des dossiers de cessation d’emploi; chaque motif de terminaison d’emploi possède ses particularités :

  • Départ volontaire : Lorsque l’employé vous informe de sa décision de quitter son emploi, fixer un rendez-vous avec lui afin de réaliser une entrevue de départ qui vous permettra de déterminer si vos pratiques de gestion ou d’autres facteurs précis ont incité l’employé à prendre une telle décision.
  • Congédiement pour des raisons valables : Respecter les éléments mentionnés ci-haut, aucune étape supplémentaire n’est requise.
  • Congédiement pour mauvais rendement : Avant d’en arriver à cette étape assurez-vous d’avoir préalablement respecté les étapes de gestion de rendement inadéquat d’un employé (voir fiche : Gestion de comportement inadéquat). Puis, respectez les éléments ci-haut mentionnés.
  • Licenciement économique : Respecter les éléments ci-haut mentionnés, aucune étape supplémentaire n’est requise.

 
IMPORTANT : Toutes les informations relatives à une fin d’emploi doivent rester strictement confidentielles. Toutefois n’oubliez pas d’informer les membres de votre équipe du départ de l’employé, par affichage ou par courriel.