Politiques de confidentialité - CSMOCA

Politiques de confidentialité

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

La présente Politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») énonce les pratiques du Comité sectoriel de main-d’œuvre du commerce de l’alimentation en matière de collecte, d’utilisation, de communication et de conservation de vos renseignements personnels. Pour faciliter la lecture de la Politique, nous nous identifions comme le « CSMOCA » ou encore tout simplement « nous ». 

Les « renseignements personnels » sont des données qui vous identifient ou qui nous permettent de vous identifier en tant qu’individu (comme votre nom, votre adresse personnelle, votre numéro de téléphone ou d’autres renseignements que vous nous fournissez dans le cadre de nos services). 

Notre Politique s’applique peu importe de quelle manière nous recueillons vos renseignements personnels que ce soit, par exemple en personne, par téléphone, par courriel, ou via notre site web. Dans certaines situations, nous pourrons vous fournir de l’information complémentaire relativement au traitement de vos renseignements personnels au moment de recueillir ceux-ci.  

En acceptant notre Politique ou en nous fournissant des renseignements personnels après avoir eu l’opportunité de consulter celle-ci ou tout autre avis complémentaire, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à notre politique et à l’avis complémentaire pertinent. 

1. Pour joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels 

Par courriel :  abertrand@csmoca.org 
Par la poste :  7105 rue Saint-Hubert, local 105, Québec, QC, H2S 2N1 / À l’attention de : Responsable de la protection des renseignements personnels. 

2. Traitement des renseignements personnels 

La manière dont nous traiterons vos informations personnelles dépendra de la nature de votre relation avec nous. Vous trouverez ci-dessous une description de la manière dont nous traitons vos informations personnelles, étant entendu que nous pouvons traiter vos renseignements personnels comme le prévoient les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels : 

2.1 Lorsque vous naviguez sur notre site web

Nous recueillons vos données personnelles uniquement lorsque vous nous y autorisez via l’acceptation des témoins (cookies). En cas de refus, nous ne recueillons aucune information personnelle. 

Nous recueillons et utilisons vos données personnelles afin de, notamment : 

  1. Optimiser l’expérience utilisateur sur nos sites web;
  2. Adapter les annonces et les communications marketing; 
  3. Étudier les tendances et la performance de notre site web et nos services; 
  4. Répondre à vos demandes d’information et d’assistance; 
  5. Se conformer à nos obligations légales et réglementaires; 
  6. Créer de nouvelles formations en ligne; 
  7. Effectuer des sondages et obtenir des informations précises. 

Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec certains tiers, notamment, des prestataires de services qui nous fournissent des logiciels et des services en infonuagique pour les conserver ou qui nous aident à comprendre vos préférences et les produits qui pourraient vous plaire. 

Nous vous invitons à consulter notre politique de témoins de connexion jointe aux présentes à titre d’Annexe A, afin d’avoir plus d’informations quant au traitement de vos renseignements personnels dans le cadre de l’usage de notre site web. 

2.2 Lorsque vous vous créez un compte ou vous inscrivez à notre infolettre 

Dans la majorité des cas, nous recueillons vos renseignements personnels directement auprès de vous, lorsque vous créez un compte sur notre site, vous connectez à votre compte et/ou vous inscrivez à notre infolettre. Nous pouvons toutefois recueillir vos renseignements personnels auprès d’un tiers tel qu’un gestionnaire des inscriptions et abonnements. 

Nous recueillons vos renseignements afin de, notamment : 

  1. Créer et gérer votre compte par notre logiciel LMS, mesinscriptions.com;
  2. Communiquer avec vous, afin, notamment, de vous informer de l’expiration de votre abonnement ou d’une formation offerte;
  3. Vous tenir au courant des formations et événements à venir ou encore vous envoyer du matériel promotionnel;
  4. Vous informer de manière ciblée sur des éléments importants relative à vos formations; 
  5. Informer votre gestionnaire, superviseur.e, compagnon ou enseignant.e. de la progression de vos formations; et 
  6. Émettre des certificats personnalisés et reconnaître vos réussites par notre logiciel LMS, mesinscriptions.com; 

Nous pouvons partager des renseignements personnels avec certains tiers, notamment, des fournisseurs de services et/ou partenaires qui pourraient nous assister dans la gestion de votre compte, la gestion de notre infolettre ou encore des fournisseurs de logiciels et infrastructures basés sur le cloud afin de stocker et traiter vos renseignements personnels. 

2.3 Lorsque vous vous inscrivez à une activité ou un service 

Dans la majorité des cas, nous recueillons vos renseignements personnels directement auprès de vous. Nous pouvons toutefois recueillir vos renseignements personnels auprès d’un tiers tel qu’un gestionnaire des inscriptions et abonnements, un organisme visant à faciliter l’accès à des formations, un fournisseur de logiciel d’administration de formulaire ou encore un tiers que nous avons désigné pour traiter un achat ou un remboursement en notre nom. 

Nous recueillons vos renseignements afin de vous offrir le service que vous demandez, à des fins de statistiques, à des fins de gestion de la participation, de gestion des services fiscaux et légaux et offrir des formations abordables. 

Nous pouvons partager des renseignements personnels avec certains tiers, notamment, des fournisseurs de services et/ou partenaires qui pourraient nous assister dans la gestion des formations, vous facilitez l’accès aux formations, l’opération d’une plateforme e-commerce ou encore des fournisseurs de logiciels et infrastructures basés sur le cloud afin de stocker et traiter vos renseignements personnels. 

2.4 Lorsque vous sollicitez le support de nos employés ou bénévoles 

Dans la plupart des cas, nous recueillons vos renseignements personnels directement auprès de vous. Nous recueillerons vos renseignements personnels lorsque vous interagirez avec l’un de nos employés, soit par courriel, par téléphone ou en personne. 

Nous recueillons vos renseignements personnels afin de valider votre identité pour nous assurer que nous parlons à la bonne personne, accéder à l’historique à titre de membre chez nous ou encore répondre à vos questions et demandes. 

Nous pouvons partager des renseignements personnels avec certains tiers, notamment, des fournisseurs de services et/ou partenaires qui nous assistent dans la délivrance de produits et services, ainsi que des fournisseurs de logiciels et infrastructures basés sur le cloud afin de stocker et traiter vos renseignements personnels. 

2.5 Lorsque vous appliquez pour un poste d’employé, de bénévole, d’administrateur ou de membre de comités du CSMOCA 

Dans la plupart des cas, nous recueillerons vos renseignements personnels dans le cadre du processus de recrutement directement auprès de vous. Si votre candidature est soumise par l’intermédiaire d’un cabinet de recrutement, d’un autre employé lorsque vous êtes recommandé ou d’un site web, réseaux sociaux ou plateformes offrant des services de collecte de candidatures (telles que LinkedIn, Jobboom, Indeed, etc.), il est probable que nous recueillons vos renseignements personnels auprès de ce tiers. Nous pouvons également recueillir des renseignements personnels vous concernant auprès de vos références, de vos anciens employeurs, de vos établissements scolaires et d’autres prestataires de services tiers auxquels nous faisons appel dans le cadre d’une vérification des antécédents et de références. 

Nous recueillons vos renseignements personnels afin de, notamment : 

  1. Identifier et évaluer votre candidature, y compris évaluer les compétences, les qualifications et les intérêts; 
  2. Vérifier vos informations et procéder à des contrôles d’emploi, d’antécédents et de références, le cas échéant; 
  3. Communiquer avec vous au sujet du processus de recrutement et de votre candidature; 
  4. Vous informer sur d’autres postes susceptibles de vous convenir et pour les prendre en considération; 
  5. Conserver les dossiers relatifs à votre processus de recrutement; 
  6. Se conformer à nos exigences légales, réglementaires ou de gouvernance d’entreprise; et 
  7. Analyser et améliorer notre processus de candidature et de recrutement. 

Nous ne divulguerons vos informations personnelles à des tiers que si la loi l’exige ou à nos employés, contractants ou prestataires de services tiers qui en ont besoin pour nous aider à gérer le processus de recrutement, y compris les prestataires de services qui nous fournissent des services ou qui les fournissent en notre nom. Finalement, nous nous appuyons sur des prestataires de services qui fournissent des logiciels et des infrastructures basés sur le cloud pour stocker et traiter vos renseignements personnels en notre nom. 

2.6 Lorsque vous êtes un employé, bénévole, administrateur ou membre de comités du CSMOCA : 

En plus des renseignements personnels recueillis dans le cadre de la procédure de recrutement ou de sélection, nous recueillerons des renseignements personnels tout au long de vos fonctions auprès du CSMOCA, selon le cas : par le biais de vos communications avec nous par courriel, par téléphone ou en personne; par l’intermédiaire de l’un de nos portails ou de ceux de tiers; par l’intermédiaire de l’un de nos formulaires et dans le cadre de toute procédure disciplinaire ou d’évaluation des performances, afin de, notamment, assurer votre sécurité et celle des autres, communiquer avec vous; vous rémunérer; suivre vos performances et déterminer les éventuelles augmentations de salaire ou promotions; traiter vos demandes liées à des avantages sociaux et droits; ainsi que mettre à jour votre dossier. 

Dans la plupart des cas, nous recueillons vos renseignements personnels directement auprès de vous. Nous pouvons également recueillir des informations auprès de tiers tel que votre supérieur hiérarchique, d’autres employés, l’assureur collectif, un gestionnaire des ressources humaines ou de la paie, votre médecin, le gouvernement ou autre organisme public. 

Nous pouvons partager des renseignements personnels avec certains tiers. Par exemple, des logiciels et des infrastructures basés sur l’infonuagique pour stocker et traiter vos renseignements personnels en notre nom, pour la gestion des salaires, la gestion de certains avantages sociaux, le syndicat et partagerons vos renseignements personnels avec le gouvernement, notamment à des fins fiscales. Finalement, nous nous appuyons sur des prestataires de services qui  fournissent des logiciels et des infrastructures basés sur le cloud pour stocker et traiter vos renseignements personnels en notre nom.

2.7 Mineur de moins de 14 ans 

Nous ne recueillons pas volontairement les renseignements personnels des personnes âgées de moins de 14 ans, sans le consentement des parents. Les renseignements sont normalement recueillis par le biais d’un formulaire.  

Si vous êtes un mineur de moins de 14 ans, vous ne pouvez pas nous fournir de renseignements personnels sans le consentement exprès d’un parent ou du détenteur de l’autorité parentale. 

Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous savez que vos enfants nous ont fourni des renseignements personnels, veuillez nous contacter.  

Si nous découvrons que nous avons recueilli des renseignements personnels d’une personne de moins de 14 ans sans avoir obtenu le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur, nous prendrons les mesures nécessaires pour supprimer ces renseignements de nos systèmes. 

3. Accès à vos renseignements personnels au sein du CSMOCA et à l’externe 

Les personnes suivantes auront accès à vos renseignements personnels, uniquement lorsque nécessaire pour accomplir les fins auxquelles vous avez consenties : 

  1. Les employés, membres de comités et bénévoles du CSMOCA qui en ont besoin pour les fins de leurs fonctions. Des mesures internes de contrôle font en sorte que seules les personnes habilitées puissent avoir accès aux renseignements dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches;
  2. Des prestataires ou fournisseurs de services offrant un produit ou un service en collaboration avec nous pour les finalités indiquées à la section 2 ci-dessus; 
  3. Nos fournisseurs de services pour la gestion de nos membres, employés, bénévoles et membres de comités afin de soutenir nos ressources humaines, par exemple des assureurs collectifs ou des fournisseurs en matière de gestion de la paie pour les finalités indiquées à la section 2 ci-dessus; 
  4. Des instances gouvernementales pour toute obligation, disposition légale ou réglementaire applicable; et 
  5. À toutes autres personnes dans les cas où la loi l’exige ou le permet. 

4. Décisions entièrement automatisées prises à l’aide de vos renseignements personnels 

Nous ne prendrons pas de décisions entièrement automatisées à votre égard. 

5. Technologies d’identification, de profilage ou localisation que nous utilisons 

Nous avons recours à des technologies permettant de vous identifier, de vous localiser ou d’effectuer un profilage à votre endroit. 

6. Durée de conservation de vos renseignements personnels 

Nous conserverons vos renseignements personnels tant que les finalités pour lesquelles ils ont été recueillis n’ont pas été accomplies. Toutefois, il est possible que nous puissions conserver vos renseignements personnels pour une période plus longue lorsque requis pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires en matière de rétention ou conservation de l’information ou de dossiers.  

Pour en savoir plus sur la durée pendant laquelle nous conservons les renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.  

Vous comprenez que votre consentement est donc valide pour cette durée, à moins que vous exerciez votre droit de retirer votre consentement, le tout avec les conséquences qu’une telle demande comporte, tel que décrit ci-dessous. 

7. Lieu de conservation de vos renseignements personnels et transfert à l’extérieur du Québec 

Certains de vos renseignements personnels sont archivés et conservés physiquement dans les bureaux du CSMOCA. Les renseignements personnels détenus de façon physique sont tous protégés par accès sécurisé et restreint à leur lieu de conservation physique. 

Vos renseignements personnels sont également détenus de façon virtuelle sur plusieurs serveurs et plateformes, soit, notamment, sur les serveurs du CSMOCA et sur des plateformes de fournisseurs de services infonuagiques que nous utilisons ou encore sur les serveurs des tiers fournisseurs de services tels que les boîtes courriel de certains employés, Microsoft ou Google. Dans le cadre de l’utilisation de ces plateformes, il se peut que vos renseignements personnels soient transférés et hébergés à l’extérieur du Québec par ces fournisseurs. 

Lorsque nous considérons que la communication de vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec est nécessaire pour les fins de nos opérations, nous évaluerons si vos renseignements personnels bénéficieraient ou non d’une protection adéquate en cas de communication. Nous ne communiquerons vos renseignements personnels que si nous estimons qu’ils bénéficient d’une protection adéquate. 

8. Mesures de protection et risques inhérents 

Nous déployons des mesures de sécurité adéquates pour protéger vos renseignements personnels. Plus particulièrement, nous avons en place des mesures de protection physiques, techniques et administratives appropriées afin d’assurer la protection des renseignements personnels. 

Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels que vous nous transmettez ou nous fournissez, et vous le faites à vos propres risques.  

Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. 

9. Vos droits à l’égard de vos renseignements personnels 

La loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Plus particulièrement, vous disposez des droits suivants : 

9.1 Accès à vos renseignements personnels 

Vous pouvez nous demander si nous détenons des renseignements personnels sur vous et, si oui, de demander d’avoir accès à ces renseignements personnels. 

9.2 Rectification 

Vous pouvez nous demander de rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons à votre sujet. 

Vous pouvez rectifier vous-même vos renseignements personnels par le biais de votre compte ou en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. Notre objectif est de faire en sorte que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet demeurent exacts, à jour et complets. 

9.3 Retrait du consentement 

Vous pouvez retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. 

Vous comprenez toutefois que dans un tel cas, vous risquez de ne plus pouvoir bénéficier de certains produits et services. 

9.4 Portabilité 

À compter du 22 septembre 2024, vous pourrez nous demander que vos renseignements personnels vous soient communiqués ou qu’ils soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé. 

9.5 Cesser la diffusion ou désindexation 

Vous pouvez nous demander de cesser la diffusion de vos renseignements personnels ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à votre nom et permettant d’accéder à ce renseignement par un moyen technologique, lorsque la diffusion de ce renseignement contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire.  

Vous pouvez aussi exiger que l’hyperlien permettant d’accéder à ce renseignement soit réindexé, lorsque la diffusion de ce renseignement vous cause un préjudice grave relatif au droit au respect de votre réputation ou de votre vie privée lorsque certaines conditions prévues à la loi sont remplies. 

10. Exercice de vos droits 

Pour exercer l’un ou l’autre de vos droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. 

11. Plainte concernant le traitement de vos renseignements personnels 

Le CSMOCA prend très au sérieux les demandes, plaintes et commentaires sur la façon dont nous traitons vos renseignements personnels. Nous vous invitons à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour faire valoir des plaintes ou commentaires quant à nos pratiques en matière de protection de vos renseignements personnels. 

Votre plainte sera examinée par notre responsable de la protection des renseignements personnels, qui déterminera si le traitement de vos renseignements personnels est conforme à notre programme de protection des renseignements personnels, ainsi qu’à toute loi applicable. 

Notre objectif est de faire notre possible afin de résoudre votre plainte. Nous cherchons à répondre à chaque plainte de manière polie, diligente et idéalement dans un délai maximal de 30 jours. 

Vous pouvez également déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec en utilisant le formulaire disponible ici. Toutefois, nous vous invitons à communiquer d’abord avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. 

12. Sites ou services externes 

Cette Politique ne s’applique pas aux sites web, aux pages ou aux applications de tiers auxquels il est possible d’accéder via notre site web, nos produits ou services, et nous ne sommes pas responsables à l’égard de tels services tiers. Si vous suivez de tels liens, sites ou services tiers, ils auront probablement leurs propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre vos renseignements personnels. 

13. Mise à jour de la présente Politique 

Nous pouvons à notre seule discrétion modifier notre Politique. 

Avant d’entrer en vigueur, les modifications envisagées seront publiées sur le site web du CSMOCA et seront accompagnées d’un avis de changement. Les modifications envisagées entreront en vigueur à la date prévue à l’avis de changement pertinent. 

14. Approbation et entrée en vigueur 

Notre politique a été approuvée par notre responsable de la protection des renseignements personnels le 19 décembre 2023 et est en vigueur à compter du 19 décembre 2023. 

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ANNEXE A

POLITIQUE DE TÉMOINS DE CONNEXION

Consentement à traiter les données

Afin d’améliorer votre expérience de navigation sur notre site web, nous utilisons des témoins (cookies) pour personnaliser votre visite. Lorsque vous acceptez, vous consentez à ce que nous recueillions et traitions vos données personnelles. Vous pouvez également refuser et/ou personnaliser vos préférences en matière de consentement via la bannière d’affichage sur notre site

Consentement aux cookies pour notre domaine (Cookies banner)

Une bannière de consentement à l’utilisation de cookies est présente sur notre domaine :

Si l’utilisateur accepte : 

L’ensemble des données est transféré vers nos plateformes de gestion de données (CRM, LMS) permettant de mieux comprendre les activités de l’utilisateur sur le site et ainsi améliorer l’expérience utilisateur.

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